Innsynsbloggen: Introduserer varslinger og mapper

Etter innspill fra flere av brukerne av Innsyn.no, har vi nå lagt til noen ny funksjoner, arbeidsmapper og varslinger.

La oss ta arbeidsmappene først. Funksjonen finnes på oversikten «Mine forespørsler». Der ligger alle brukerens innsynssaker, og kommunikasjonstråden knyttet til hver enkelt sak finner dere ved å klikke på det enkelte kravet. 

Dersom du som bruker har flere innsynskrav knyttet til det samme sakskomplekset du jobber med, og samtidig jobber med andre saker, vil det være nyttig å rydde og sortere for å holde oversikten. Nå kan du trykke på tegnet «+» øverst i menyen, og legge til en arbeidsmappe som du selv gir navn. Deretter drar du de aktuelle innsynsprosessene over i mappen. Det fungerer omtrent som å sortere i en e-postkonto.

Lagrede søk og varslinger

Mange brukere benytter seg i dag av lagrede oppsett for faste søk avgrenset til aktuelle arkivkilder som redaksjonen trenger, og muligens også ett eller flere stikkord. Noen følger bestemte saksnummer.

Når du som bruker har avgrenset søk med stikkord eller kildevalg, dukker knappen «Lagre søket» opp som mulighet. Benytter du deg av denne, vil det lagrede søket dukke opp i søkemenyen din.

Denne uken har vi introdusert muligheten for å få varsler på e-post når det kommer nye journalposter i et av dine lagrede søk på Innsyn.no. Det gjør du ved å ved å trykke på tannhjul-ikonet ved siden av navnet du har gitt søket.

Dersom du ber om å få beskjed ved nye treff i søket ditt, vil databasen hver morgen se etter nye journalposter, og gi et varsel per e-post. Du må fortsatt selv ta stilling til om du vil be om innsyn i disse. Vi har ikke ønsket å automatisere det å be om innsyn, men vi bygger gjerne bedre verktøy for at du som journalist raskt skal finne frem i informasjonen du trenger.

En anbefaling: Hvis dine lagrede søk er brede og gir treff nesten hver dag, så kan det være en god idé å være mer avgrenset i de søkene der du setter opp varslinger på e-post. Hvis dette skal fungere godt i arbeidet, bør man unngå at varslingene fungerer som støy i innboksen din.

Mitt eget arbeidsmønster er slik at jeg ikke ønsker ti e-poster om nye treff hver dag, men gjerne ett eller to i uka i saker jeg er spesielt opptatt av. Hvis jeg for eksempel oppdager at saksnummer 12345 hos Statsforvalteren i Agder er en sak jeg vil skrive om, avgrenser jeg søket til kun denne ene kilden, og skriver 12345 i søkefeltet. Når jeg lagrer dette søket, skrur jeg også på varslinger. Da vil jeg få beskjed på e-post straks journalen registrerer nye dokumenter i denne ene saken.