Innsynssvar til medienes Altinn-innboks er en uting

Statsforvalteren i Troms og Finnmark konkluderte tidligere i mai med at et svar på et innsynskrav sendt via Altinn til Harstad Tidenes innboks der, ikke kunne regnes som et svar til avisas journalist Odd Leif Andreassen.

I avgjørelsen, som Journalisten omtalte denne uka, heter det blant annet: «Når den som har bedt om innsyn ønsker at svaret skal sendes direkte til han, tilsier ordlyden i § 3 og formålet bak offentleglova, at svaret gis på en måte som han har direkte tilgang til».

For utenforstående, og for mange ansatte i norsk forvaltning, høres det kanskje rart ut at dette er et problem. Men avgjørelsen er svært viktig: Dette er en problemstilling som gjelder mange norske journalister. Og det har faktisk stor betydning at denne typen innsynssvar unngås.

I Norsk Presseforbund får vi med ujevne mellomrom henvendelser om dette.

Det største problemet for journalistene er at de ikke får med seg at de har fått svar før det gjerne har gått litt tid, ofte oppdager de at svaret har kommet dit først når de purrer.

Rent praktisk er det også krevende for topplederne i mediene å vite hvem de skal sende dokumentene videre til. De har ikke oversikt over hvem som fra en dag til en annen fremmer innsynskrav.

Gard Steiro, ansvarlig redaktør i VG, oppsummerte det slik da vi for en stund siden spurte om opplevelser med dette i Facebook-gruppa «Norske journalister»:

«Jeg får som daglig leder ukentlig tilsendt svar på diverse innsynskrav via Altinn. Har ikke ført oversikt, men det dreier seg om kommuner, politiet og helseforetak. Praksisen fremstår tilfeldig. Noen insisterer på å sende svarene til bedriften på et tilgangsnivå bare jeg kan se og åpne, andre sender samme informasjon direkte til den som har fremmer innsynskrav. Journalistene får hverken varsel eller informasjon om svaret går rett til bedriften. Har også opplevd at svarene - inkludert det som er sensitivt materiale - sendes til styreleder. Det er ikke bare upraktisk, men problematisk at svarene går til noen utenfor redaksjonen.»

Det siste poenget er viktig: Avisas styre skal ikke ha noe med hva redaksjonen har bedt om innsyn i! Redaksjonen skal være uavhengig av eierne og administrasjonen. Dette følger både av Redaktørplakaten og medieansvarsloven.

Men hvorfor gjør kommunene det på denne måten?

Til Journalisten beskriver Harstad kommune også at de vanligvis ikke sender innsynskrav til avisens innboks, men at de mente det var konkrete omstendigheter i den aktuelle saken som gjorde at det ble sånn.

Når kommuner og fylkeskommuner sender innsynssvar til Altinn skjer det, slik vi forstår det, først og fremst via KS-tjenesten Svarut. Dette er en tjeneste som er bygget for å kunne sende svar fra kommunale saksarkiv og fagsystemer, og som legger opp til at svarene først og fremst skal sendes via Altinn.

Offentlige organer (men formelt sett ikke kommunene) er også oppfordret til å i størst mulig grad bruke Altinn i Digitaliseringsrundskrivet.

Men det er ikke et krav, verken i ovennevnte rundskriv eller fra Arkivverket eller andre, om at innsynssvar skal sendes via Altinn. For kommunene (og organene) fremstår det (sett utenfra) som både praktisk og sikkert, ved at de for eksempel får beskjed om meldingen ikke åpnes (da sendes det ut en papirkopi). Noen kommuner virker også å anse svarene som «sensitive». Dette fremstår for oss som merkelig: Når det gis innsyn etter offentleglova er det uansett snakk om offentlige dokumenter, som ikke kan anses som sensitive.

Det er heller ingen som har anbefalt at innsynssvar til journalister skal svares ut på den måten.

Når det oppleves som så problematisk for mottakerne, bør innsynssvar til journalister ikke sendes ut på denne måten, men på epost. Det kan, slik vi forstår det, også gjøres i Svarut-tjenesten. Det eneste unntaket er for eksempel i de tilfeller journalister får innsyn i dokumenter som i utgangspunktet er omfattet av taushetsplikt, men hvor det er gitt innsyn fordi journalisten har fått samtykke fra den taushetsplikten gjelder.

Hvis organene likevel ikke vil svare på epost, bør svarene sendes til journalistenes private Altinn-innboks, ikke til bedriften. Svarut-tjenesten åpner for dette. Organene kan ha behov for personnummer for å finne riktig mottaker, men de fleste journalister har ingen kvaler med å gi fra seg dette (det er heller ikke sensitiv eller taushetsbelagt informasjon).